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提高基层档案管理工作效率的措施 摘要：人事档案是个人全部历史的完整记录，是不可分割的历史信息载体，是对个人对国家和集体贡献的真实写照，是组织培养、利用、促进和发展个人的重要依据。加强人事档案管理，提高基层档案的利用率，对于单位和部门开发人力资源，加强人才队伍建设，促进各项任务的顺利开展，具有不可低估的作用和意义。 关键词：基层档案管理；工作效率；提高措施 引言：随着社会的进步和信息技术的飞速发展，加上档案本身的特殊性，对新时期基层档案管理提出了更高的要求。计算机技术在档案管理中的应用，不仅满足了现代档案管理的应用要求，而且有利于档案的管理和共享，这一点尤为重要。从目前的情况来看，计算机技术在档案管理中的应用还存在着一些不容忽视的问题。本文向我们全面探讨关于提高基层档案管理工作效率的措施，详细状况如下所述。 1.办公室档案管理的弊端 1.1淡薄的管理意识和落后的管理方式 管理意识薄弱主要是针对我国办公档案管理人员。这些员工中有很大一部分是兼职人员，专业素质低，工作效率低，工作水平低。同时，这种改进也使管理层变得退后，跟不上当前发展步伐。 1.2 档案管理人员配备不足，人员素质参差不齐。 目前，基层单位往往受到人员短缺的制约。他们往往没有专职的档案管理人员。他们通常有多个职位，工作任务很重。他们在文件管理方面做不好。此外，除个别档案管理优秀单位外，大多数基层单位的人事档案管理人员都是“半途回家”和“现学现卖”。虽然他们有相应的文化水平，但他们缺乏档案管理的专业知识。只有通过上级业务部门的培训和自身对档案管理的探索，才能慢慢积累业务知识。 1.3在立卷归档上缺少针对性和个性化。 人事档案是对个人道德、精力、勤奋、表现和诚实的真实写照。同一部门、同一岗位的人员在编制人事档案时，既要有共性，又要有个性。根据当前人员档案 建立了案例的标准，定性评价的内容较多，具体描述的内容较少；反映共性的内容较多，反映个性的内容较少。这使得人事档案不能满足用人单位的要求，完全理解和掌握一个人的所有信息。不能有针对性、权威性地提供证明材料，使用价值有限。 1.4加强网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展 作为文件管理员，可以根据基本要求组织不同的时间段和各种类型的文件。如果管理者继续采用传统的文档管理模式，他们将无法适应Office文档管理的发展。其次，网络信息技术在文件管理中的应用才刚刚起步。因此，信息文件与纸质文件共存的现象有待改善。 2.如何提高办公室档案管理工作的效率 2.1严格把好入档材料关，坚决维护档案的真实性、严肃性。 组织人事部门、档案管理人员应对拟入档的材料严格把关，坚决不给投机造假者提供可乘之机。对存在伪造嫌疑的材料，要在调查研究的基础上分别妥善处理。 对有疑问的材料，要澄清出入，对经调查确认为伪造的材料进行核对和消除，保持人员档案的真实性。人事档案管理人员必须坚持原则，思想开放，不自大，自觉抵制各种不良倾向。利用人事档案谋取名利、虚荣的，必须承担责任，认真对待人事档案。 2.2探索创新人事档案入卷内容，提升其利用价值。 目前，公民的个人信用制度在社会经济生活中越来越重要。如果把人事档案和个人信用档案有机地结合起来，通过与各个有关单位的联系，及时收集个人信用档案，共同信用，资源共享，形成统一的社会公众。信用制度，使其真正决定了一个人在社会生活中的地位和命运，那么人事档案的价值将得到更充分的体现，全社会也将高度重视人事档案工作。 2.3合理运用现代化科学技术，促进档案信息化管理 随着社会科学技术的进步，档案管理的现代化和信息化已成为新时期档案事业发展的重要方向。现代管理主要体现在两个方面：一方面，利用现代高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作手工操作的落后，不断增加使用计算机检索、扫描档案等现代设备。技术和现代档案保护技术使档案工作由落后的手工操作向现代管理转变。另一方面，运用现代管理方法，推进档案信息化管理，通过计算机软件对档案和档案的所有信息进行管理，实现档案和文件信息的生成、转化、提供和利用的计算机综合管理。人员管理水平将逐步实现文件和社会保险业务档案的标准化、信息化和专业化管理。 2.4办公室档案管理制度需要完善 文件管理滞后，因为它过去没有受到重视。文档管理系统的完善还不够，需要联系的文档管理工作还不够。为进一步协调有序的方式开展工作，我们必须考虑档案管理和文件管理，并对其进行实质性改进。为了解决文件的安全问题，有必要对保密的重要文件进行处理，针对不同的层次采取不同的措施。其次，为了解决档案管理中各类档案引起的混乱问题，应采取分类管理措施，被采取以方便将来使用和检索。第三，监督在档案管理中也非常重要。禾人在完成的同时，不仅要确保团队合作，还要相互监督，确保档案的安全，强化档案管理制度。 2.5基层档案管理制度的生命力在于执行。 首先得着力构建“不能造假、不敢造假、不想造假”的管理机制，对所有进入干部队伍、或是即将进入的人员档案严格审核，做到“凡提必审、凡转必审、凡进必审”；得完善档案日常管理制度。围绕干部人事档案收集、整理、审核、利用、保管等重点环节，完善制度规定和细则办法；得充分运用技术手段，为防范档案造假增设“防火墙”筑“壁垒”；得强化档案的管理力量，强化党性教育和纪律约束，提高档案管理队伍的专业化水平，让每一位干部人事档案管理者当好“守门员”，扎紧织密制度“笼子” 2.6突出问题导向，解决具体问题。 为着力解决人员配备不够规范、工作力量不够强、管理程序不够科学、工作交接不够有序等存在问题，《工作规则》有针对性地制定务实可操作的措施。比如，规定管理人员实行登记备案，单位不得随意更换管理人员，要履行好岗前培训和工作交接，确保工作严肃性和连续性；规定管理人员符合中共党员等从业资格条件，并在登记备案中审核把关，确保配备规范；规定管理人员制度，确保岗位互补，并根据管理工作量，从数量上和层级上明确配备要求，确保工作力量。三是坚持严格管理和关心关爱相结合。根据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》《干部档案造假问题处理办法（试行）》等法律法规，对档案管理人员从严规范要求。同时强化激励关怀，规定要关心关爱档案管理人员，政治上激励、工作上支持、待遇上保障、心理上关怀，增强管理人员的荣誉感、归属感、获得感。 在行政机关档案管理工作中，要建立一系列比较完善的制度体系，建立健全档案管理的安全保障体系和责任制，实行严格的制度化、规范化管理。 总结： 在进行档案改善时，应该加强对单位档案工作管控。因此应该加强管理人员对档案的管理意识，完善管理制度，实现信息的管理，对于提高档案管理和单位的效率具有十分重要的作用，这也成为现在档案管理必走的途径。 参考文献： [1]张山；黄伟杰；张少皇；浅谈基层单位档案工作安排[J].黄河科技学院，2018（7）：9. [2]高姗姗；黄件衫；张少杰；档案管理信息化建设探讨[J].河南大学，2018：（124-166） [3]高姗件；黄伟衫；张姗姗；浅谈档案建建设研究[J].新乡学院，2018：（124-166） [4]高伟衫；张删酱；浅谈档案管理研究[J].大连艺术学院，2018：（12-166） [5]高删；黄珊珊；张少华；浅谈档案管理研究型手[J].黄河科技学院，2018：（12-166） 本文来源：https://www.dywdw.cn/ff0b69df4ad7c1c708a1284ac850ad02df800778.html
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2023-02-25
