商务会议策划方案的基本流程及要点

2022-09-11 22:06:14 第一文档网 [ 字体：小中大 ] [

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商务会议策划方案的基本流程及要点

商务会议的基本流程如下：一、联系：

客户有意向在会后与我们联系，我们会要求对方提供尽可能详细的一些计划，以便于策划和策划方案。二、商务会议策划：

根据客户会议的基本要求，策划会议的基本方案：地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都必须考虑到顾客的容忍和满意。

三、方案提供：

与客户沟通基本策划思路，并形成方案，使客户在其所在单位进行记录和审批;

四、前期考察：

在前期进行一些基本沟通后，客户通常会选择进行规划方案的现场调查，并提供所有的协助; 五、合约：

检查满意后，签订合同，所有接待内容均写入，详细内容非常重要;虽然前面略显笨重，但很多相关问题都得到了很好的解决。六、预付款：

签订合同需要一定数额的预付款，这样整个会议过程就会顺利进行，因为酒店预订需要预付款，汽车预订也需要预付款;如果没有预付款，我们的订单随时可能被取消;这是一个不可弥补的麻烦，特别是当会议次数伟大的。七、预订：

这是我们必须认真做的事情之一，合同是与接待单位有关的预订，预付款必须到位。

八、接待：

接待是整个会议的核心部分，包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作，当然，一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。

九.业务会议汇总和结算：

在业务会议结束时，双方认真总结会议情况，并核对各类文件，并严格按合同履行会计。

策划一个商务会议接待方案有哪些要点?

一般召开一次商务会议的过程中，是需要一些接待的工作人员，那么他们在工作中所要做的事情有哪些?具体工作标准又是什么呢?会议服务一般是分为会前服务、会中服务、会后服务。一、会前服务

1.根据会议主办单位的要求，明确会议服务要求，并提前落实会议场所及会议主席台、发言席、话筒、签到席、横幅、背景音乐、鲜花、水果、香烟摆放等，并提前检查音响、话筒等设备及会议各项要求的落实情况。

2.做好会场卫生工作，整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等，检查会议用品等物品的配备情况。

3.在会场入口醒目位置安放会议指示牌，室内座位牌摆放整齐。

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4.会议服务人员应提前1小时进入会场，检查会场整体效果，对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据会议方要求现场改动。会议方现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。二、会中服务

1.会议服务人员在与会人员入场前，以亲切的微笑、饱满的姿态在门口站立迎候，并说“早上(上午、下午、晚上)好”或“欢迎光临”等文明用语。

2.对已入座的宾客，及时做好茶水服务，服务员左手拿手壶，侧身在前，进入两张坐椅间，腰略弯曲，用右手小指和无名指夹起杯盖，然后用大拇指、食指、中指拿起杯把，将茶杯端起，转到客人身后续水，盖上杯盖后将茶杯放回原位置。茶水量一般控制在八分为宜。服务中，动作要轻盈，不要挡住参会者的视线。 3.服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场并及时提供服务，如果宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要。会议场内15分钟环视一遍。

4.会议过程中，服务员要精神集中，注意观察参会人员有无服务要求，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。7.会议中间休息，要尽快整理会场，添补和更换各种用品。三、会后服务

1.会议结束时，服务人员应及时打开通道门，站立门口，礼貌送客，向宾客微笑点头，并“请慢走、再见”。会后及时做好会场清理工作。若发现客人遗留物品迅速与有关单位联系或上交。

2.严格做好保密工作，不询问、议论、外传会议内容和领导讲话内容。 3.清洁会议室，关闭会议室：包括空调、灯光、门。相信只要在会前、会中、会后做好这些服务措施，一场成功的会议并不难召开。

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