【#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《办事处管理制度》，欢迎阅读！
文件名称 办事处管理制度 文件编号 WI-DD-101 版次 1. 目的 为贯彻本公司的经营计划,进一步开拓市场,并使办事处的各项管理规范化和合理化,以保证公司各项业务规范而有序地进行,特制定本办法。 A0 编写部门 企发部 2. 范围 适用于北京、上海办事处业务、行政、财务等工作流程的管理,包括办事处的工作职能、办事处与公司的沟通、办事务日常事务、办事处的业务管理、客户管理、办事处费用的报结等 3. 职责 3.1总裁室领导:办事处事务的最终审核或授权审核。 3.2企发部分管领导:办事处事务的审核与监管。 3.3企发部负责人:办事处事务的审核。 3.4财务部:办事处借款、报销相关事务的审核和统计。 3.5其他各部门:依据本规定对办事处中与本部门相关的事务进行对接。 4. 程序 4.1 办事处的工作职能: 4.1.1负责收集、整理、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态; 4.1.2负责当地市场的开拓,广泛搜集客户资源并主动开展联络,从中发掘价值客户并通过电话、拜见、招待等方式快速建立良好关系,并将信息及时反馈到相关业务部门。 4.1.3代表公司与当地各业态客户进行业务上的联络、协调、客户关系维护; 4.1.4维护公司品牌,宣传推广公司各业态子品牌; 4.1.5严格执行公司有关财务制度,如实填写各项报表,严禁弄虚作假,严禁做有损公司利益的事。 4.1.6合理计划、开支办事处的各项费用; 4.1.7负责办事处各项财产的管理和保护,确保公司财产安全。 4.2办事处与公司的沟通工作流程 4.2.1 办事处人员与公司各部门的沟通。 4.2.1.1定期沟通机制。信息交流等日常事务通过邮件等方式进行,各个业务部门负责人或指定联系人每周四之前提出下周需要办事处配合的相关事项,经企发部负责人认可后,由办事处人员负责配合执行,并及时反馈结果; 4.2.1.1特殊业务随时沟通机制。办事处人员因特殊业务需要,可直接与相关部门联络人或负责人沟通,沟通详情需抄送企发部负责人,相关部门联络人或负责人应给予协调配合;各业务部门 4.2.1.3市场和客户信息反馈机制。办事处不断建立和完善当地相关客户和活动信息的数据库,一般信息每周三定期反馈至各个业务部门。重要信息应业务部门需求,及时搜集并反馈。 4.2.1.2因业务部门发生出差、交通、餐饮、招待等费用须提前以邮件形式取得业务部门负责人的书面认可。 4.2.2办事处人员与公司本部的联络。暂指定企发部李彬为办事处联系人,办事处人员可通过李彬在公司本部门完成相关事项的审批;其他部门与办事处人员的对接,也可通过李彬进行。 4.2.3办事处人员的工作汇报。办事处人员以邮件发送周报形式进行日常工作汇报。 4.2.4日常事务的相关流程 4.2.4.1出差、培训。按公司人事部相关制度和流程进行,提交《出差申请单》、《培训申请单》等,经相关审批后方可进行;如属专门为业务部门发生的出差或培训,须将《出差申请单》、《培训申请单》提报到该业务部门负责人加签。 4.2.4.2招待。按公司财务部相关制度和流程进行,先行提交《业务招待申请单》,经相关审批后方可进行,如属专门为业务部门发生的招待费用,须将《业务招待申请单》提报到该业务部门负责人加签。 4.2.4.3采购,办公用品等零星采购,原则上从公司领用,固定资产采购通过OA走公司相关采购流程。 4.2.4.4市内交通,根据业务需要,列明出发和到达时点,事由,如属专门为业务部门发生的市内交通费,在备注栏中注明。 4.2.4.5公司各部门员工出差时不得占用办事处经费开支。 4.2.5办事处的业务管理及产品价格规定 4.2.5.1办事处对外的产品报价参照公司相关价格体系执行。 4.2.5.2办事处以低于公司规定价格报价的,需经相关业务部门负责人核准后进行,不得以任何形式变相降低产品价格。 4.2.6客户管理 4.2.6.1客户选择:办事处应选择资信状况优良的客户。 4.2.6.2资信调查:办事处对于新客户,应进行必要的资信调查,审查的内容主要包括:公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状;对新客户进行审查时,应要求对方提供下列复印件并出示原件:营业执照、税务登记证、法人代码证、经营责任人身份证等。 4.2.6.3实地调查:对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查,确保客户提供的资信真实可靠。 4.2.6.4建立并更新客户档案:办事处人员按公司要求建立客户档案,每月报告到企发处负责人、相关业务部门负责人,办事处存档一份;客户档案要根据客户情况变化和公司业务人员变化进行更新并及时报备。 4.2.6.5每月汇总实地考察当地展会、活动、演出等业态情况,并对展览、会议、活动、演出资讯进行整理。 4.2.7办事处财务事项 按财务部相关规定执行。见附件1《驻外办事处财务管理办法》。 5、相关文件 1、《驻外办事处财务管理办法》 6、相关记录 无 批准: 审核: 编制: 日期: 日期: 日期: 本文来源：https://www.dywdw.cn/abd766cb81c4bb4cf7ec4afe04a1b0717ed5b323.html
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2022-04-28
