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浅谈集团公司集中采购财务管理 作者：李龙 来源：《财会学习》 2018年第32期 李龙 厦门合兴包装印刷股份有限公司 摘要：集团公司面对越来越激烈的竞争，采购作为企业重要的业务环节，传统的分散采购方式越来越不适应集团公司发展状况。集团性大型公司为了降低采购成本，提高资金使用效率，提高公司竞争力，目前国内大部分集团公司采取了集中采购的采购模式。所以，如何加强财务管理能够更好地服务于集中采购业务，如何建立与集中采购模式相适应的财务管理体制具有很强的现实意义。本文主要论述集团公司集中采购模式下的财务管理。 关键词：集中采购；财务管理 一、 集中采购的概念和特征 ( 一 ) 集中采购的概念 采购，是指企业为了确保日常经营、生产活动、销售等活动的顺利开展，从供应市场购买产品或服务的交易行为。 集团公司按采购主体可分为集中采购和分散采购：集中采购是集团采购中心在采购物资时，对采购价格、采购招投标及供应商的统一管理，负责汇总、调整子公司提出的采购申请，形成集团公司物资采购计划，并由总部集中向供应商进行订购，集中与供应商进行结算。 ( 二 ) 集中采购的特点 集中采购的采购模式是将来集团公司采购管理的趋势。集中采购是集团公司把公司有限的、分散的人力、资金等资源集合起来，共同应对市场，充分利用采购规模优势提高对供应商的谈判能力。通过询价、比价、谈判，在采购价格上取得更多的折扣优惠，达到降低采购成本，获得稳定的供应商资源。对于集团公司集中采购具有明显的优点： 第一，有利于节约交易费用和降低采购成本。集中采购可使采购数量增加，该规模上的优势可提高对供应商的谈判能力，较易获得价格折扣与良好服务。另外，集中采购使集团只有采购中心对接供应商，减少人力成本及交易费用。 第二，集团采购中心可统筹规划物资供需数量，避免缺货或产生过多的存货。 第三，减少集团各子公司内部的竞争和冲突。 第四，集中采购须建立统一的集中采购管理制度，有利于规范集中采购行为，明确了集团采购中心、集团财务中心、各子公司等各部门的分工，规范了采购行为，提高工作效率，减少沟通成本。 当然，集中采购也具有其局限性。集中采购模式中，如在集中采购流程中的任何一个环节不能按期完成，其导致集中采购运转就不畅通，增加采购成本。集中采购是各子公司的物资在同一时间采购，则采购价格在这时点确定，但在市场价格下降的情况下反而加大了公司的采购成本：集中采购一般情况下都是大规模的物资采购可能给集团公司带来资金压力或影响集团公司的资产安全，这些可能给集团公司带来重大的经营风险和财务风险。 二、集团公司分散采购模式下的财务现状 在分散采购模式下，各个子公司实施满足自身生产经营需求的采购。财务在整个采购链条中属于最末端，仅仅是对采购部门提交的单证进行规范性审核及安排资金支付，只要确保付款的及时性和准确性即可。所以集团公司对子公司的生产经营及采购运用情况不能及时掌控，极可能给公司造成巨大的损失。因此集团公司应采用集中采购模式并建立与之相适应的财务管理体制。 三、集团公司集中采购模式下的财务管理 ( 一 ) 建立全面预算管理体制 根据中国物流和采购联合会的调查，企业采购支出占企业销售收入的比重平均是 55%，如何控制采购成本是未来集团公司提高利润的重要手段。建立全面预算管理体制是降低采购成本的有效财务管理方式，比如，建立全面预算管理体制的情况下，集团及各个子公司按照全面预算编制程序对物资需求进行预算编制，为集团采购中心物资的采购提供的有力依据，可避免集团采购中心过多或过少的物资采购，如过多采购会导致库存积压，占用现金流，增加资金占用成本；如过少采购会导致子公司不能得到有效的供给，导致公司的经营出现问题，集团公司实行全面预算可避免以上不利事项的发生，进而降低采购成本提高公司利润。其主要做法是：首先由集团总部确定集团公司预算期间的总体经营指标，各子公司根据集团公司 确定分解的经营指标，并结合本公司的具体生产经营情况确定本公司的经营指标并详细解释与集团下发的经营指标差异的原因上报集团公司。集团公司在对各子公司上报预算草案进行审查后，确定各子公司的经营指标。集团预算草案经批准确定后，母子公司必须按规定的预算目标组织生产经营活动。在预算执行过程中，注重对预算指标的执行情况进行分析，主要是对产生的预算差异进行分析并纠正其差异，使各项预算指标控制在预算目标内。 ( 二 ) 集团公司资金集中管理 集团公司资金集中管理是企业集团资金管理所采用的主要形式，集团总部财务中心通过资金集中控制和管理，实现集团各子公司的资金的流入、流出完全在集团的监控之下，使集团领导能准确的作出符合公司需要的筹资战略。另外获得资金的协同效应，提高公司的偿债能力，进而提高的公司信用，为筹资提供强有力的前提条件。最终为集团公司集中采购提供强有力的资金支持，有效防范集中采购风险。 ( 三 ) 建立有效的信息系统 有效的信息系统是对企业的业务流、资金流、物流进行共同管理的系统。并且实现了业务财务一体化的要求。比如合兴包装 (002228) 公司，采用了 ERP 系统对物资采购、库存等物流的管理，使得企业管理者十分清楚的知道何时应该采购什么，采购多少。就可以逐步减少原材料库存量﹑降低库存数量。这可以减少资金的占用量。如采用了 U9 系统对资金付款的审批、财务核算的管理，使得公司的财务信息更加透明，进而集团公司对整体财务状况及付款审批流程的了解和监控，有利于对集中采购风险的控制。 ( 四 ) 需参与采购合同相关条款的审核 采购合同中，需审核标的物的购进数量、进货时间、结算条款、发票的开具与取得条款。一是审核所购标的物当前的库存量是多少，是否急需购进或存量较大暂不需购进；二是标的物入库验收的时间能否保证生产经营时间进度；三是在集中采购模式下，采购量大，涉及的金额比较大，合理确定付款结算条款、尽可能的延长付款账期有利于企业减少资金占，节约财务费用；四是审核与发票相关的条款时应注意以下两点：首先供应商必须提供合法有效的发票；其次明确开具发票种类、发票名称、开票方式。 ( 五 ) 加强付款管理，规范付款流程 支付货款应注意以下几点：一是采购付款应当按照规定的权限和规定的付款流程进行。二是对于预算外和超预算的采购项目，如符合预算调整条件和调整原则的，可对原预算进行调整，但必须按照相关程序进行，经具有审批权限的相关人员审批后，才可办理采购活动和付款流程手续；三是严格供应商资质审查，建立预付款的风险评估机制。四是支付的货款必须是根据采购合同结算条款的约定已到付款期的货款。 ( 六 ) 强化内部控制 对集中采购的重要环节建立有效的内部控制。比如应建立采购验收管理制度，确定验收方式，由采购等相关部门对所购物资的质量、数量、规格、品种和其他相关内容进行验收，出具验收证明。如物资在验收过程中发现的异常情况，经办人员应当将出现的异常情况及时向部门负责人报告，查明原因并及时提出处理方案；应当加强管理预付予供应商的货款，涉及大额或跨期未冲减的预付款项，应当分析出现该情况的原因，如发现有问题的预付款，应当及时报告并采取措施；加强不相容岗位的内部控制，比如审核付款人员与付款人员相分离，记录应付账款的人员与出纳人员相分离等。 ( 七 ) 建立集中采购人员绩效考核机制 为了激励和约束员工集团公司需建立行之有效的绩效考核机制。进而鼓励和约束财务风险控制活动，促进合理控制集中采购内部财务风险。例如由于公司未建立绩效考核机制，员工的执行力不强，结果采购中心经常未及时提供采购相关单证予财务中心审核。将导致如下财税风险： 第一，由于审核供应商发票的时间有限、有可能不能及时发现不合规的发票，导致不能抵扣增值税销项税额以及不能企业所得税税前扣除。故而公司多缴税金。 第二，如遇到税局在月底通知增值税发票管理系统维护升级而暂停发票认证。导致公司没有足够的进项发票抵扣，造成当月公司多缴纳增值税。 第三，在收到供应商发票的前提下，才能开具销项发票予以子公司，在时间及其紧张的情况下，极有可能开具错误发票或者子公司不能及时认证，也会导致公司多缴纳增值税及企业所得税。 第四，如遇到税收政策的变化也可能导致公司多缴或少缴税金的税务风险。 第五，供应商发票等相关单据提供不及时也会影响财务报告的及时性和准确性。进而影响上市公司信息披露。 ( 八 ) 加强集中采购相关会计基础管理 做好集中采购业务会计基础工作是提供真实可靠财务数据的基本保证，如果供应商提供的发票没按税务的要求审核、会计凭证填制不规范、会计账簿设置不合理、那么财务报表就不能及时、准确、客观的反映公司的财务状况和经营成果，进而影响经营者的经营决策。 本文来源：https://www.dywdw.cn/a937def6f58a6529647d27284b73f242326c319b.html
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2022-04-01
