采购业务的项目化管理

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采购业务的项目化管理

采购业务的项目化管理

一、实施背景

什么叫做项目化管理?我们首先要从项目的概念上理解,项目的应用涉及到日常生活的方方面面,如中国的万里长城,埃及的金字塔,秦始皇的兵马俑等,都是一次性的任务,从近代的语言上来讲,他们都可以称之为项目,但是在古代没有形成明确的项目概念,真正可以称之为现代项目的应该使20世纪60年代的美国阿波罗登月计划。 近代对于项目的定义有很多范本,但是从微观的角度来讲,每一个连续的过程都是若干个项目组成。从个人的角度讲,我们更倾向于创新大师汤姆彼得的说法“一切都是项目”。

理论界通常把项目管理的发展基本上可以划分为3个阶段,“古代项目管理”时期、“传统项目管理“时期和”现代项目管理“时期。

从古代人类产生潜意识的项目管理活动到20世纪初这段时间称为“古代项目管理“时期,如古埃及的金字塔、中国万里长城等杰作都是古代人类成功进行项目管理实践的结晶。

20世纪30年代到70年代这段时间被成为“传统项目管理”时期。该时期的项目管理强调方法的运用,项目成功的标准处理完成任务外,还要考虑能否满足三重约束,即时间最短、费用最低和质量最好。20世纪30年代,在军事和工程项目领域出现了甘特图和里程碑系统等;20世纪60年代,出现了关键路径法和计划评审技术,在由42万人参加、耗资400亿美元的“阿波罗“载人登月计划中得以应用,并取得了巨大的成功。

20世纪70年代至今这段时间被称为“现代项目管理“时期。该时期的项目除了执行任务外还包括了开发项目、经营项目以及项目完成后形成的设施、产品和其它成果创造必要的条件等含义,而项目成功的标准除了完成任务和满足三重约束外,还包括令项目利益的相关者满意。而在当今信息经济环境下,原本重复性的过程已经称为独特


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性的过程,灵活性成了新秩序的代名词。项目管理在企业中的应用越来越广,项目管理的思想也应用到日常的管理中,而非只单纯的运用到项目中,由此便引出了项目化管理的概念。

但是项目化管理并不同于项目管理,企业中的项目管理是运用项目管理的技术和方法,对企业的项目进行管理,侧重于管理常规的典型项目;而项目化管理是对企业中所有一次性和复杂性工作的统筹和全面规划,协调组织企业内资源,建立统一的管理机制,将组织成员纳入统一的项目化管理体系。

在“十二五”的有利契机下,选择一个更优的方式进行采购业务管理,来满足公司对采购业务日益扩大的需求。同时,作为零部件采购业务管理的先行者,通过采用合理的项目化管理方式,在采购业务中进行改进和研究,使得交付的产品时间最短、费用最低和质量最好。 本课题是立足于 “十二五”规划对采购业务产业化发展的趋势下,顺应公司发展的需要,寻求一种与公司发展相结合的采购业务管理方式,通过管理方法的创新,找到一条更适合采购管理的道路,为公司的管理的发展增添新的色彩。 (一)主要做法

1、为了更好的进行项目运营,三个职能部门(项目运营、供应商管理和商务管理)按专业并结合产品特点进行分类,以项目运营为牵引,结合产品采购的工作量及特点形成项目团队。 1)外协项目团队结构图:

2、项目团队的组建很好的发挥了各科室员工的优势,尤其在零部件采购计划制定的初期,外协项目信息基础数据库的建立,充分发挥了各团队的优势。

由项目室负责数据的搜集和协调数据的修改,同时结合其它两个科室的需求,由供应商管理科负责基础数据库的建立,综合商务科根据项目清单制定审批表手续,形成了外协项目团队。

项目化管理打破了公司部门内容较单一的管理模式,项目化管理更能减少项目管理与职能部门的冲突,采购部内部根据业务的不同,分成两种项目团队模式,经过实践,项目团队A/B角色转换、内部协调、沟通及信息共享等方面都较以前有了很大的转变,在项目推动方


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面,起到了很积极的作用。

采购业务中,从被动的管理模式,变成主动的多元管理模式。由项目主管进行项目具体内容的牵动,上一级领导负责重大问题的协调,重点问题实时沟通,避免了问题的遗漏。形成了良好的沟通方式,项目由主管进行推动,能够更好的使信息积累与分享。团队成员的沟通更加紧密,项目的进展团队成员做到心中有数。

经过一年多的项目运营,采购业务的项目化管理基本实施,项目团队经过磨合,职责渐渐明确,团队运行走向正规,各种规范及制度也不断涌现,项目化管理更注重项目与职能的融合,对于个人能力的提升,起到了很大的作用。项目化管理体现在项目上,项目的进展信息明确,信息共享及时,应急反应速度提高,问题反馈的时间变短。对于采购业务起到了很大的推动作用。

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